E-Mail-Archivierung: MailStore 25.1 bringt wichtige Sicherheitsupdates
von caschy | 21 Kommentare
Die neue Version 25.1 der E-Mail-Archivierungslösung MailStore steht ab sofort zur Verfügung. Die Software, die in den Varianten Server, Service Provider Edition und Home (kostenlos, früher oft von mir empfohlen) erscheint, wurde in puncto Sicherheit verbessert und an aktuelle Microsoft-Produkte angepasst.
Eine zentrale Neuerung betrifft die Entfernung veralteter Microsoft C++ Laufzeitbibliotheken. Diese Maßnahme dient der Erhöhung der Systemsicherheit, so die Entwickler. Die Änderung hat zur Folge, dass bestehende Datenbanken vor der Installation der Version 25.1 aktualisiert werden müssen.
Die Software wurde für die Zusammenarbeit mit den neuen Microsoft-Produkten optimiert. MailStore 25.1 unterstützt den Microsoft Server 2025 und Microsoft Outlook 2024. Für die Nutzung mit aktuellen Outlook-Versionen steht eine spezielle MailStore-App zur Verfügung. Anwender älterer Outlook-Versionen können weiterhin das MailStore Add-in verwenden.
Für die Installation der Version 25.1 ist eine vorherige Aktualisierung der Datenbanken auf Firebird 4 erforderlich. Dies betrifft sowohl die Masterdatenbank als auch die internen Archiv-Speicher für E-Mail-Daten. Die Aktualisierung kann ausschließlich mit den MailStore Versionen 24.2, 24.3 oder 24.4 durchgeführt werden. Ohne diese Aktualisierung ist ein Laden der Datenbanken in Version 25.1 nicht möglich.
Administratoren sollten vor der Installation der neuen Version die Kompatibilität ihrer bestehenden Datenbanken prüfen und die notwendigen Aktualisierungsschritte durchführen. Detaillierte Informationen zum Updateprozess stehen in den Produktdokumentationen zur Verfügung.
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Wenn du dies heute nicht mehr empfiehlt, gibt es Alternativen?
Ich schreibe nicht, dass ich es nicht mehr empfehle. Habe es nur nicht mehr so intensiv auf dem Schirm, da ich einen Mac nutze.
Und wie gehst du auf dem Mac mit dem Thema um? Bin schon länger auf der Suche nach einer einfachen Lösung zur Archivierung.
Mailstore ist nach wie vor gut, hatte aber gar nicht auf dem Schirm das es da von eine kostenlose Version für zu Hause gibt. Ob die so gut wie die Server Version kann ich aber nicht sagen.
Auf dem Mac kann man direkt via „Apple Mail“ Ordner exportieren, z.B. als mbox Datei.
Ich empfehle sonst https://weirdkid.com/emailchemy/ – damit kann man alle möglichen Exporte steuern, dazu auch Importe und Format-Änderungen durchführen.
Wie tragisch das für deine privaten Mails ist, musst Du entscheiden. Ich kann mir aber vorstellen, dass ein schnödes mbox-File keine revisionssichere Archivierung ist. Insbesondere die Unveränderbarkeit des Archivs ist damit halt nicht gegeben.
Sollte es zu einem Streit kommen, bei dem Du entweder eine E-Mail von der Gegenseite hast, von dem die Gegenseite behauptet, sie nicht geschrieben zu haben, oder bei dem Du eine E-Mail an die Gegenseite hast, von der die Gegenseite behauptet, sie nicht empfangen zu haben (also allen Fällen, in denen die Gegenseite eine E-Mail bestreitet, die Du vorlegst), muss Dein Archiv beweisen, dass Du die E-Mail nicht nachträglich selbst gebastelt und einfach zurückdatiert hast.
Beispiel: Ich kaufe eine Wärmepumpe und bekomme dafür Förderung. Ich bitte den Verkäufer, Lieferung, Montage und Rechnungsstellung bitte noch dieses Kalenderjahr abzuschließen, damit ich die Förderung beantragen kann, die es ab dem 1. Januar nicht mehr gibt. Der Verkäufer antwortet mit „alles klar, kriegen wir hin“ und schafft es dann doch nicht. Jetzt streite ich mich mit dem Verkäufer, dass mir ein finanzieller Schaden entstanden ist, weil er eine Zusage nicht erfüllt hat. Er behauptet, niemals zugesagt zu haben.
Wie genau dieser Nachweis technisch bei Mailstore geht, kann ich Dir nicht sagen. Ich habe vor Jahren mal bei Mailstore nachgefragt, aber nie eine Antwort bekommen.
In meiner Vorstellung geht das möglicherweise, indem Du jede E-Mail „zur Kenntnisnahme“ einem „Treuhänder“ vorlegst und der Treuhänder dann eine Signatur zurückschickt, mit dem er den Erhalt der Mail bestätigt.
„Hiermit bestätige ich, am $datum, $uhrzeit, die E-Mail mit dem sha1-Hash $hash von meinem Kunden $kunde zur Kenntnisnahme bekommen zu haben“.
Ob das ist, was Mailstore tut, weiß ich nicht. Ich nehme aber fast an, dass sowas keine Dienstleistung ist, die Dir jemand schenkt.
Eine einfache mbox-Datei jedenfalls leistet das nicht.
Gibt’s für den Mac was vergleichbares?
Das würde mich auch interessieren, was Du auf dem Mac für eine Software nutzt für die Datensicherung.
Ich weiß nicht, ob Mail Store irgendwelche Features hat, die ich aktuell nicht habe oder bräuchte, aber ich mache das seit langer Zeit mit Mac, Windows und Linux so, dass ich auf meinem Synology NAS nen Mailserver habe via „Mail Station“ App. Mein persönlicher User auf dem NAS hat dort ein eigenes Postfach. Dies habe ich lokal in meine Mail-Clients eingebunden und schiebe Mails dort jeweils rein als mein zentrales „Archiv“. Meine Backups schließen die Mail-Postfächer auf dem NAS immer mit ein.
@Daniel: Genau die Idee hätte ich auch, aber wie kann ich den MailServer einrichten, dass er die Emails auf z.B. GMX nicht auf „gelesen“ setzte? Am Ende soll der GMX Server bei mir gern das führende System sein, da ich den Synology Mailserver nicht nach außen aufmachen möchte.
Hast Du eine Lösung dafür?
@LaKI: Leider keine, die ich in Verwendung hätte. Ich glaube, ich nutze das ganze wahrscheinlich „rudimentärer“. Habe alle Postfächer auf den ganzen Clients jeweils via IMAP eingebunden und „archiviere“ händisch am Mac durch Drag ’n Drop auf das dort auch eingebundene, lokale Mail Postfach auf dem Synology NAS. Ich ziehe also die Mails nicht über das NAS automatisch dort zusammen – das meinst du wahrscheinlich? Bei mir sind alle Postfächer immer noch einzeln auf den Geräten direkt in den Clients eingerichtet. Das NAS nutze ich dann eben nur für mein „Archiv“ und dann eben die laufenden, verschlüsselten Backups.
@Daniel: Danke, verstehe. Genau, mein Gedanke wäre, das zu automatisieren. Find ich ganz charmant und sollte theoretisch doch irgendwie möglich sein. Ich hatte schon drüber nachgedacht, mit einem anderen MailServer über Docker das ganze zu realisieren. Aber auch da bin ich bisher nicht weitergekommen. Meine Lösung könnte ja funktionieren, wenn wenigstens der Synology Mailserver via IMAP abrufen könnte. Kann er aber leider nicht. 🙁
Ich müsste also auch den weg händisch gehen, was ich eigentlich vermeiden möchte. Ich hatte auch schon über einen Umweg nachgedacht, indem ich einen Thunderbird Client via Docker aufsetze, der per IMAP regelmäßig Emails abruft, und Sie dann automatisch ins Archiv schiebt. Nur ist mir da nicht klar, wie ich den Thunderbird mit dem Mailserver der Synology verbinde (Habe ja keine Domain eingerichtet). Aber theoretisch müsste es doch da eine Lösung geben.
Leider leider gibt es MailStore nicht für den Mac. Unter Windows war es das Tool schlechthin.
Die Mac Alternative MailArchiverX war mir auf die Dauer zu teuer, Mail Steward auch nicht das wahre.
Mittlerweile behelfe ich mich mit den Bordmitteln von Mail und zusätzlich mit einer jährlichen Sicherung meiner lokal angelegten Postfächern mit EagleFiler.
Eher gemischte Erfahrungen hatte ich mit: https://www.mothsoftware.com
Ich würde gern auf dem NAS einen MailServer einrichten, der die Emails bei meinen Providern abruft und archiviert. Leider komme ich damit nicht so ganz weiter. Der Synology MailServer ruft die Emails nur per POP3 ab, was dann alle Emails auf dem Server als „gelesen“ markiert. Das will ich gerade nicht. Wenn da jemand eine Lösung hätte……
Also der MailServer soll nicht aktiv genutzt werden, sondern lediglich Emails abrufen und archivieren. Der muss auch nicht nach außen offen sein. Ich würde dann nur gern mit einer App darauf zugreifen können und im lokalen Netz das Archiv durchsuchen können.
Hintergrund: MailStore gibt es für den Mac nicht. 🙁 Zudem hätte ich so eine zentrale Archivlösung, auf die ich mit allen Devices zugreifen kann.
Salut,
das geht eigentlich recht gut, bspw. nutze ich das in Verbindung mit Thunderbird, da (mir) alle anderen Clients zu proprietär sind.
Setup: Syno Mail Server package inst., in config (eingelogt als ds admin) alles ausschalten ausser imap ssl/tls; dann via imap mit deiner synology verbinden (ich bspw. mit TB), user / pwd identisch mit denen deiner ds.
EIGENTLICH war es das schon.
Versuch es mal mit Mailcow. Ist vielleicht etwas überdimensioniert, aber sollte funktionieren.
@Caschy, herzlichen Dank für diesen Post.
Ich kannte dieses Programm nicht und hatte bisher die *.pst Datei von Outlook 365 immer täglich gesichert.
Da aber das „neue“ Outlook keine *.pst Dateien mehr verwalten kann, habe ich mit meiner 2GB großen Datei nun ein Problem.
Und Microsoft hat bisher auch keine Lösung dazu.
Agiert das Programm immer noch derart, dass es eigene Header hinzufügt, also die Maildokumente nicht revisionssicher verändert werden?
Hatte mir vor Jahren eine Menge Mails zerstört, weil nach etlichen Umzügen Mailserver- und Mailprogrammseitig nun oftmals Datenmüll bzw. merkwürdige Zeichen angezeigt werden, andere Mails „kleben“ zusammen.
Mailstore Home war beim Umzug win nach mac der einzige Grund, Parallels zu installieren. Die Archivdateien liegen im Mac Benutzerordner und Mailstore funktioniert wunderbar 🙂
Ich bin mit Mailstore nie richtig warm geworden…. ich nutzte Outlook Express dann Thunderbird, da sind alle Mails drin, ca 60 GB. Da Thunderbird da langsam an Grenzen kommt, ich die Suchfunktion total schlecht finde, manche Mails, die es gibt, nicht mehr richtig, leicht finde, hatte ich mir MailStore angeschaut. Aber die Oberfläche und den Workflow finde ich nicht gut.
Die Idee hier mit dem Syno NAS finde ich interessant…. wie gut klappt das denn? Überlege eh auf Outlook zu switchen.
Wäre das ein Weg – klappt das? Hat da einer Erfahrung, gerade auch, was z.B. Google Kalender und Adressbuch in Outlook aus Google? (Das klappt in TB ja leider auch nicht mehr wirklich schön).
Danke